07 feb 10 steps til event planlægning
Foto: Pexels
Arbejder man i eventbranchen, skal man ofte holde styr på en lang række ting på samme tid. Derfor har vi samlet en lister over 10 vigtige step at tage i betragtning når du ønsker at planlægge et event.
Definer mål og målsætninger
Hvorfor ønsker du at holde dette event? hvad du ønsker at få ud af at holde dette event? Er det for at drive nyt salg? For en ny Produktlancering? Øge brand awareness?
Når målsætningen for eventet er på plads, er det tid til at identificere begivenhedsdetaljerne.
Dato: Tidsramme. Hvornår skal eventet ske.
Deltagere: Hvor mange kommer til eventet og hvor kommer deltagerne fra, er de fra hele landet eller er det en lokal begivenhed.
Lokation: Hvor skal eventet finde sted? Er det lokalt eller holdes det på en destination. Begynd at oprette en liste over byer og spillesteder der giver mening for eventet
Lav et budget
Oprettelse af er budget er et vigtigt trin i eventplanlægning. Dette vil hjælpe dig med at afklare andre aspekter af din plan og hjælper med at undgå uønskede overraskelser. Kortlægge dit budget på forhånd og fortsæt med at opdatere efterhånden som du færdiggør variabler.
Byg dit hold
Til større events kræver det et organiseret team til at udføre produktionen, det er vigtigt at udpege roller tidligt i processen for at sikre at hele teamet har forståelse for deres individuelle roller.
Vælg sted og dato
Valg af sted og dato er vigtige overvejelser i eventplanlægning, dette vil forme resten af din projektplan. Det er vigtigt at undersøge lokationer så tidligt som muligt, da begivenhed markedet er overfyldt. Når du har besluttet dig for en lokation er det tid til at overveje datoer.
Udvikle event branding
Et eventbrand skal afspejle din organisations brand, men husk det stadig skal have sit eget brand. Det er også vigtigt at tænke på hvordan dit brand vil komme til udtryk online og i det virkelige liv. Du skal overveje hvordan du vil flette dit eventbrand ind i de enkelte elementer i det event.
Planlæg dit program
Sæt din dagsorden så tidligt som muligt, hvordan forventer du eventet vil forløbe. Det er ikke afgørende at have sin tidsplan færdig før du begynder at promovere eventet. Du kan fortage ændringer i tidsplanen hen ad vejen op til selve eventet. Dine deltagere vil gerne vide hvad de kan forvente, så det er bedst at have sat nogle grundlæggende ramme så tidligt som muligt.
Bekræft sponsorer, udstillere og talere
Holder du et større event er det vigtigt at bekræfte med foredragsholdere, sponsorere og udstillere for at sikre det hele er på plads og de kender tidsplanen da dette er noget som tilføjer værdi for deltagere og kompensere for omkostninger.
Identificer og vælg tekniske værktøjer
Når du planlægger dit event, vil du gerne identificere dine teknologibehov. Visse teknologier implementeres langt før begivenheden, mens andre kan implementeres tættere på eventet. Fx ved Registrering / billetsalg er Det vigtigt at vælge en platform tidligt, så du kan promovere registrering så tidligt som muligt og få sendt deltagere til registreringswebstedet.
Lav en markedsføringsplan
Det er vigtigt at tænke på hvordan du vil tiltrække deltagere til dit event. Hvert vellykket event har en markedsførings- og promoveringsplan for at sprede budskabet og skabe spænding. Der er mange måder at markedsføre et event på. Sociale medier, Blogging til online annoncering, Osv. Det er vigtigt at det har et strategisk element i din markedsplan.
Event succes
Det er vigtigt at overveje hvordan du måler succesen af dit event. Der er forskellige måder at gøre dette på og overvej hvilken der passer bedst til dit event.
Dato og analyser: Hvor mange billetter er blevet solgt? Hvad var prisen pr deltager?
Event undersøgelser: Feedback fra deltageren. Med en undersøgelse kan du få en forståelse af deltagerens opfattelse af eventet, hvilket kan hjælpe med at identificere stærke og svage punkter fra eventet.
Social og online buzz: Er dine følgere mere aktive end normalt på virksomhedskanalen? Læs deltagerenens indlæg om event for at se hvad de rent faktisk siger.