11 tips til at arrangere et succesfuldt event

Foto: Pexels

  1. Mindmap

Hvad er dit mål med eventet? Har du et specifikt formål eller forventning? Det giver et godt overblik, at skrive alle idéer ned på et stykke papir. I denne process skal man ikke være bange for at skrive dårlige idéer ned – der findes ingen dårlige idéer. Ved at lave et mindmap og kortlægge eventet, så kan man sørge for at eventet får en rød tråd og det bliver derfor nemmere at opnå målsætningen med eventet. 

2. Vælg lokation

Afhængigt af hvilken slags begivenhed, du arrangerer, kan placeringen være den vigtigste beslutning. Man skal tilpasse lokalerne alt efter hvor mange der deltager i eventet. For eksempel til afholdelse af et firmaarrangement, kan det være værdsat at leje et lokale med en atmosfære, der passer til virksomhedens æstetik, arbejde og interesser. Det er også vigtigt at finde et venue, der passer til antallet af deltagere, og hvor der er mulighed for at sidde, holde taler og netværke.

3. Budget

For at kunne planlægge og organisere et event, kan det være en god idé at få afklaret budgettet tidligt i processen. Hvor mange penge er der til rådighed? Tag udgangspunkt i budgettet og fordel udgifterne. Planlæg efter gæsternes interesser og ønsker. Vil de sætte pris på gratis bar, gratis mad eller live musik? Måske skal der være en optræden fra en kendt person? Design efter virksomhedens behov og tro på, at dyrt ikke altid er lig med det bedste.

4. Tidsplanlægning 

For at gennemføre et vellykket arrangement skal du have en struktureret plan. Først og fremmest skal du lave en tidsplan, hvor du fordeler tiden mellem de forskellige områder. Tidsplanlægning bør være sammenflettet med budgettet. Ved at kortlægge dem ved siden af ​​hinanden, kan du nemt se, hvad der giver mening, og hvad der ikke gør. Hvor meget skal bordopdækningen for eksempel koste og hvor tidskrævende skal det være? Både tidsplanlægning og økonomi kræver omtanke og plads til potentielle ændringer.

5. Lav unikke detaljer

Når alt den overordnede planlægning er færdig, anbefaler vi, at du går ned i detaljeniveau. Med tid, budget og målgruppe som udgangspunkt, planlægger du detaljerne til punkt og prikke i eventet. Disse detaljer skal være med til at gøre dit arrangement mindeværdigt. Hvilken slags musik skal der spilles, hvilken slags underholdning skal der være til gæsterne og hvilken slags indretning skal det være. Overvej hvad du sætter pris på ved et arrangement, og hvad der fremkalder en wow-effekt hos dig.

6. Særligt bekvemmeligt 

Ved events er gæsterne ofte med for enten at møde andre mennesker eller opleve noget nyt. Sørg for at alle faciliteter er på plads, herunder gode ​​toiletter, siddepladser, noget at drikke og/eller spise samt mulighed for at komme ind og ud. Muligheden for siddepladser kan være en god idé til de begivenheder, hvor gæsterne har fokus på at netværke. Vi anbefaler et bredt udvalg af mad og drikke til de begivenheder, der varer længe.

7. Sponsorer

I eventbranchen er det almindeligt, at en del af arrangementet er finansieret af sponsorer. Til fordel for sponsorerne får de promovering til eventet. Overvej om du skal arbejde med sponsorer, i givet fald hvilke, og på hvilken måde. Vi anbefaler at lave research på, hvilke sponsorer der passer godt til arrangementet og dets målgruppe. For eksempel kan det være en restaurant der sponsorerer mad til eventet, eller et sjovt selskabsspil sponsoreret af et spilfirma.

8. Markedsføring 

Udover sponsorer er det også vigtigt at markedsføre eventet. Her skal du have besluttet dig for, hvilken målgruppe eventet skal målrettes til og derefter kommunikere til den givne målgruppe. Det er her sociale medier kan komme til fordel. Skal begivenheden ud på Facebook eller Instagram? Find ud af, hvilken platform målgruppen hovedsageligt benytter sig af. Dette er godt at tænke over og planlægge tidligt, både med hensyn til budget og research. I marketing har du også chancen for at fremhæve begivenhedens unikke detaljer, uden at afsløre for meget! Byg gæsternes forventninger op til arrangementet.

9. Ha’ en plan B

Tingene går ikke altid som planlagt, så det er vigtigt at være forberedt på det meste. Gennemgå sikkerhed, teknologi og potentielle ting, der kan gå galt. Det kan være en god idé er at lave en risikoanalyse, for at få et overblik over hvilke ting der kan gå galt.
Det er lige meget om musikken stopper, fordi du har en ekstra ledning i tasken, eller hvis du løber tør for mad, har du ekstra i køleskabet. Ved at bruge lidt tid på at fokusere og forhindre, at tingene går galt, vil du ende med at spare dig selv for en masse tid og unødvendig bekymring. Dette er ekstremt værdifuldt for både dig og dit team.

10. Tro på dig selv!

På trods af at man kan planlægge ned til mindste detalje, kan det vise sig at ende helt anderledes, end du havde planlagt. Det betyder ikke, at der sker en katastrofe, men derimod, at gæsterne har andre intentioner, end der var tiltænkt. Tro på, at du har gjort et godt stykke arbejde, og at gæsterne sætter pris på det! Det er sjovt at tage til et event, hvor man kan se, at nogen har lagt meget tid og tanke i det.

11. Evaluer eventet

Efter eventet er det en god idé at analysere og evaluere. Fik deltagerne hvad de ønskede? Var alt som du forventede? Dette giver dig et godt overblik og indsigt i dine fremtidige eventplanlægning.