28 feb Eventmanagerens værktøjskasse: 12 programmer der kan hjælpe dig med at planlægge og håndtere dit event

Hvis man arbejder i eventbranchen, skal man ofte holde styr på en lang række ting på samme tid. Det er derfor vigtigt, at du har de nødvendige værktøjer til at hjælpe dig sikkert i mål, hvis du skal kunne nyde den glæde, der er ved at arrangere sit eget event. Det handler derfor om at strukturere alle de enkelte dele af eventet på den rigtige måde, så hele forløbet kan flyde så gnidningsfrit som muligt. En god måde at organisere sit arbejde på er ved hjælp af diverse online tjenester og programmer. Det kan dog ofte være svært, at vide hvilke programmer man skal benytte sig af, da der er et hav at vælge imellem. For at gøre denne udvælgelse lidt lettere, har vi derfor lavet en oversigt over de bedste event management-værktøjer, som vi syntes findes på markedet lige nu.

Beatswitch

Beatswitch er en kæmpe i programudviklingsverdenen, som har sine rødder i Belgien. Rigtig mange festivalarrangører anvender Beatswitch eftersom programmet helt enkelt samler alle festivalens dele på ét sted. Her kan du håndtere artister, bookninger, brugere og sponsorer – bare for at nævne nogle få. Beatswitch fungerer rigtig godt for dig der vil arbejde med CRM (Customer Relationship Management), da du nemt og enkelt kan sortere i dine interessenter, så ingen bliver glemt. Derudover har Beatswitch også udviklet et tidslinjeværktøj for dig som elsker at have et klart overblik over eventets forskellige  milepæle. Desuden har Beatswitch gjort det muligt, at gøre eventet tilgængeligt via app.

Marcato Festival

Hvis du stadig læser med, så er der ret stor chance for, at du godt kan lide at have orden i dine ting. I så fald er programmet Marcato Festival højst sandsynligt lige noget for dig. I dette program kan du planlægge dine begivenheder samt kommunikere med, og administrere spørgsmål fra, kolleger. Programmet kan nemt benyttes af alle i teamet, og sikrer samtidigt at intet vigtigt forsvinder i kilometerlange email-korrespondencer. Blandt andet benytter den amerikanske festivals-gigant Coachella Mercato Festival til at holde deres kæmpe event kørende så problemfrit som muligt.

Monday

Monday er programmet der hjælper dig med at strukturere dine arbejdsopgaver. Her kan du nemt holde øje med, hvad de andre i teamet arbejder med samt sørge for, at du holder trit med den planlægte arbejdsplan. Monday er et nemt program at anvende, som gør det muligt for dig at dele dit arbejde med alle dine kolleger og de personer du samarbejder med.  

Confetti

Tjenesten Confetti er udviklet af vores svenske naboer. Her kan du blandt andet opbygge dit eget begivenhedsdomæne, oprette invitationer og sortere i de anmeldelser, som du modtager. For dem der kører flere events på samme tid, er Confetti det helt oplagte valg, da man her kan holde øje med alle de forskellige begivenheder fra en og samme tjeneste. 

Vil du arrangere det næste store event?
Læs om vores kursus på Innovative Event Management

FestivalPro

FestivalPro er, som navnet afslører, en ultimativ software til festivalarrangøren – og det betyder ikke kun musikfestivaler, men festivaler generelt. Her kan du nemt samle din strategi, medarbejdere, scene booking, marketing plan og meget mere. Derudover kan besøgende nemt købe billetter til den festival du arrangerer, og du vil få et klart overblik over hvilke personer dit event tiltrækker.

Social Tables

Når man arbejder med programmet Social Tables kan man, udover at strukturere sine opgaver, opstille sin begivenhed grafisk, hvilket kan lette hele processen, når man vil dele sine ideer til eventet. Med dette program kan du også få et simpelt overblik over salgets forløb og bruge færdige skabeloner til, blandt andet, udarbejdelse af kontrakter. På den måde kan du spare en masse tid, hvilket jo ikke er noget, man takker nej til.

Doubledutch

Doubledutch er en af de lidt dyrere tjenester på markedet, men er det helt oplagte valg, hvis du ønsker at kreere store events. I dette program finder du alt, hvad du kunne have brug for, når du starter med håndtere de forskellige ting, som et event indeholder. Ganske enkelt, er det svært ikke at skabe et godt event, hvis du har Doubledutch ved din side!

Base Camp

Tjenesten Base Camp er godt for det team, som ønsker et fælles overblik over det projekt, der arbejdes på. Via Basecamp kan teamets medlemmer opdatere hinanden om dagens opgaver i en chatfunktion, oprette opgavelister samt kreere opdateringsplaner med vigtige datoer. Derudover er det også muligt at oprette forskellige grupper afhængigt af, hvordan organisationen bag eventet er struktureret, imens man samtidig opretholder kontakten med personer der arbejder på forskellige dele af projektet.

Eventbrite

Ikke alle kan holde ud at sidde og pille med programmering for en enkel hjemmeside. Derfor er det super heldigt og bevendt, at tjenester som Eventbrite eksisterer. Her kan du bygge dit begivenhedsdomæne ud fra forskellige skabeloner og både sælge billetter og modtage betalinger online. Tjenesten arbejder meget med søgemaskineoptimering, så du lettere kan nå igennem med dit event på forskellige søgemaskiner.

Eventsforce

Eventsforce hjælper dig, som flere af de andre ovenfor-beskrevne programmer, med at samle alt på ét sted. Lige så nemt som tjenesten gør det muligt for dig at holde styr på alle dele af arrangementet, lige så let gør den det muligt for besøgende at tilmelde sig dit event. Derudover tillader Eventsforce dig at følge op på salget, holde øj med hvorvidt du holder dig til tidsplanen og meget meget mere.

Hvad er vigtigt at tænke på, når man skal arrangere et event? Innovative Event Management sætter dig ind i alle de vigtigste fokusområder

Memlin

Memlin er en sikker og nem tjeneste til dem, der ønsker at modtage anmeldelser om sit event. Derudover har Memlin har et super registreringssystem, som man nemt kan eksportere til forskellige filformater.

Trello

Hvis du ikke kan få nok af tjeklister, er Trello perfekt til dig og dit team. Her kan du dele en opslagstavle digitalt og gøre materialet tilgængeligt for alle der arbejder på eventet. En let tilgængelig service til dem, der ønsker fuld kontrol over arrangementets dagsorden.

Kahoot

Endelig kan vi fortælle om en tjeneste, der kan gøre din begivenhed lidt friskere og sjovere. Kahoot gør det nemt for dine besøgende at interagere med arrangementet og så fungerer tjenesten på de fleste enheder. Ved at bruge Kahoot kan du fastholde de besøgendes opmærksomhed, ved at lade dem at besvare en masse forskellige spørgsmål.