03 mar Kapsejladsen: Fra fredagsbar til varemærke for Aarhus

Kapsejladsen er et årligt tilbagevendende arrangement i Universitetsparken i Aarhus, og er efterhånden blevet et af byens varemærker. Eventet tiltrækker mellem 25.000 og 30.000 studerende, der mødes tidligt om morgenen og sammen skaber en helt unik endagsfestival.

Kapsejladsen startede helt tilbage 1991, som en venlig dyst mellem nogle medicinere og tandlæger til en fredagsbar. Datidens medlemmer i Umbilicus, som er medicinsk festforening, synes idéen var sjov og fortsatte traditionen. Den første officielle Kapsejlads blev overværet af omkring 200 mennesker. Siden da er det kun vokset.

Selve Kapsejladsen, som er omdrejningspunktet for eventet, består i en venskabelig sejlads og ølstafet mellem festforeningerne fra universitetets forskellige fakulteter, hvor der kæmpes om Det Gyldne Bækken og håneretten indtil næste års event.

I løbet af dagen er der, udover selve sejladsstafetten, underholdning af forskellig art til folkets fornøjelse. Dette indebærer for eksempel radioindslag, konkurrencer af forskellig art, nøgenløb, DJ-setup, introshows fra de forskellige foreninger og et liveact, der optræder umiddelbart før finalen. I år spillede Johnson på tømmerflåden midt i søen, hvor kapsejladsen finder sted, sidste år spillede Ukendt Kunstner og forrige år var det Suspekt.

Slagets gang styres af to konferenciers, der guider folket gennem dagens strabadser, kommenterer på selve sejladsen og, selvfølgelig, underholder. De seneste år har blandt andre Anders Lund Madsen & Anders Breinholt, Esben Bjerre & Peter Falktoft, Rasmus Bjerg & Simon Juul styret slagets gang. I år var det Pelle P. og Nicholas Kawamura fra Lågsus på P3, som var konferenciers.

Alle dagens aktiviteter livestreames på to storskærme placeret strategisk i selve Universitetsparken, hvorpå der også kører diverse indslag, reklamespots mm.

Arrangører af Aarhus’ festligste kapsejlads

Der bliver hvert år udvalgt to arrangører fra Umbilicus Forretningsudvalg, som står for eventet.
I år er det Christopher Kirkegaard Torp og Anne van de Looij, der skal styre slagets gang frem mod afviklingen i 2017.
Jobbet som arrangør indebærer blandt andet forhandlinger af kontrakter, for at få styr på rammerne omkring Kapsejladsen; der skal søges om tilladelser, sponsorer, findes musik samt konferenciers. Der skal desuden også planlægges en udtrækningsfest en måneds tid inden, hvor foreningerne dyster om, hvilket heat og i hvilken bane de skal sejle i på dagen. Der lægges også en del arbejde i planlægningen af det officielle Afterparty efter Kapsejladsen.
De to arrangører har fortalt os lidt om Kapsejladsen og arbejdet med det store event.

Selvom eventet efterhånden er godt kendt i hele landet, skal der stadig lægges noget arbejde i markedsføringen.

Markedsføring – hvordan gør I?

“Markedsføringen af eventet foregår primært over de sociale medier, men da Kapsejladsen efterhånden er blevet så stor, er der også kommet andre medier ind over, heriblandt aviser og TV.”

Eventet har også en Facebookside med omkring 14.500 følgere, hvor man kan følge med i nyheder, offentliggørelser, sponsorer, videoer, info osv. Derudover bliver der oprettet en begivenhed til arrangementet, som ligeledes følges af 15-20.000.

“Der ligger også et fælles PR arbejde sammen med mange af vores samarbejdspartnere.” fortæller arrangørerne.

Og hvordan finansieres et event i den størrelse?

“Vi har mange samarbejdspartnere, som støtter Kapsejladsen med kontantbeløb, for at få lov til at have deres ‘spot’ i løbet af dagen. Det er fordelagtigt for de fleste, da de enten kan drage nytte af at blive eksponeret til et stort publikum eller kan drage økonomiske fordele af at være involveret i arrangementet.”

Dog er der enkelte ydelser, såsom lyd, sanitære- og sikkerhedsmæssige forhold, containere eller storskærme, som de selv betaler for at få leveret på dagen.

“At få det hele til at gå op både budgetmæssigt og for at sikre, at alles interesser bliver overholdt, er også en stor del af arbejdet som arrangør.”

Kapsejladsen er non-profit, så i princippet er der ikke nogen fortjeneste. Indtægterne kommer igennem samarbejdspartnere, sponsorater, fonde, udliciteringer og diverse støtte. Eventet tilbyder eksponering for 25.000 studerende, som mange virksomheder, madboder og brands kan drage fordel af.

Man kan forestille sig, at der ligger en del arbejde i at holde styr på alt under afviklingen.

Arbejdsopgaver under afvikling, hvordan fordeles de?

“Som udgangspunkt klarer de forskellige samarbejdspartnere deres respektive områder selv. Vi er 12 i vores festforening, som på dagen agerer øjne og ører og har forskellige vagter i løbet af dagen for at sikre at det hele flyder, som det skal. Af de to arrangører befinder en af os på tømmerflåden det meste af dagen for at holde styr på tidsplanen, mens den anden fungerer som kontaktperson på landjorden og er fuldt optaget med at ‘slukke de brande’, der nu måtte opstå.”

Derudover lægger bestyrelsen også et stort arbejde i at stille op (hegn, lyd, toiletter, skraldespande osv.) i dagene op til Kapsejladsen.

Udfordringer, hvilke møder I?

“Det er lidt en udfordring, at bestyrelsen skifter hvert år, da der derfor ligger et stort arbejde i at få overblik over hele arrangementet. Det kan også være besværligt at få hele budgettet til at gå op, så man ikke står med en efterregning til sidst. Nu er vi stadig mange måneder fra selve begivenheden, men som regel opstår der også organisatoriske komplikationer op til Kapsejladsen. Udover at være arrangører er vi også er fuldtidsstuderende, hvilket gør udfordringen ekstra stor.”

Hvad er det bedste ved at være arrangør af Kapsejladsen?

“Det bedste er den opbakning, man får fra alle sider, både fra andre foreninger, universitetet, samarbejdspartnere og Aarhus by. Det er efterhånden blevet et af byens varemærker, og alle parter er interesserede i, at Kapsejladsen holdes i live og udvikles år for år, hvilket skaber et meget positivt arbejdsmiljø.”

Skrevet af Tine Ewé Jensen

Se highlights fra sidste års kapsejlads her:

Vil du gerne lære mere om hvordan man arrangerer store events? Læs mere om Innovative Event Management her.