14 okt 20 råd til dig der vil skabe et unikt event

Foto: Unsplash.com

Har du altid drømt at skabe det perfekte event? Vi har her samlet en liste over 2o råd der kan hjælpe dig med at skabe et unikt event.

1. Mindmap
Hvad er dit mål med eventet? har du et specifikt formål eller forventning? Det giver et godt overblik, at skrive alle idéer ned på et papir. I denne process skal man ikke være bange for at skrive dårlige idéer ned – der findes ingen dårlige idéer. Ved at lave et mindmap og kortlægge eventet, så kan man sørge for at eventet får en rød tråd og det bliver derfor nemmere at opnå målsætningen med eventet. 

2. Find dit “why”
Det er vigtigt at have et formål med at afholde eventet. Man skal spørge sig selv “Hvorfor afholder jeg dette event og til hvilket formål”. Det er dit why og det skal være ledestjernen i gennem opbygningen og afholdelsen af eventet.

3. Vælg lokation
Afhængigt af hvilken slags begivenhed, du arrangerer, kan placeringen være den vigtigste ting at beslutte. Man skal tilpas lokalerne alt efter hvor mange der deltager i eventet. For eksempel til afholdelse af et firmaarrangement kan det være værdsat at leje et lokale med en atmosfære, der ligner virksomhedens æstetik, arbejde og interesser. Det er også godt at finde et venue, der passer til antallet af deltagere, og hvor der er mulighed for at sidde, holde taler og mingle.

4. Budget
For at kunne planlægge og organisere et event, kan det være en god idé at få afklaret budgettet tidligt i processen. Hvor mange penge er der til rådighed? Tag udgangspunkt i startkapitalen og fordel udgifterne. Planlæg efter gæsternes interesser og sandsynlige ønsker. Vil de sætte pris på gratis bar, gratis mad eller live musik? Måske skal der en kendt person ud til eventet? Design efter virksomhedens behov og turde tro på, at dyrt ikke altid er lig med det bedste.

5. Målgruppe
Hvem er målgruppen for eventet? Det er vigtigt at få kortlagt målgruppen, når du skal markedsføre dit event og sælge billetter. Det er en god idé at gøre målgruppen, så præcis som muligt. Et godt værktøj er at lave en Persona, det er den en person der vil deltage i eventet og derfor den mest præcise udgave af din målgruppe.

6. Risikovurdering
En risikovurdering er en god idé at lave for at få kortlagt alle de risici der kunne opstå under afholdelsen af eventet. Efter man har kortlagt alle risiciene ved eventet, så vurderer man fra 1-5 hvor sandsynlige de er og derefter kan man se, hvor opmærksom man skal være på dem.

7. Tidsplanlægning 
For at gennemføre et vellykket arrangement skal du have en struktureret plan. Først og fremmest skal du lave en tidsplan. Fordel tiden mellem de forskellige områder og se om det er muligt. Tidsplanlægning bør være sammenflettet med budgettet. Ved at kortlægge dem ved siden af ​​hinanden kan du nemt se, hvad der giver mening, og hvad der ikke gør. Hvor meget skal borddækningen for eksempel koste og hvor tidskrævende skal det være? Både tidsplanlægning og økonomi kræver omtanke og plads til potentielle ændringer.

8. Lav unikke detaljer
Når al den overordnede planlægning er færdig, anbefaler vi, at du går ned på detaljeniveau. Med tid, budget og målgruppe som udgangspunkt planlægger du detaljerne til punkt og prikke i eventet. Disse detaljer skal være med til at gøre dit arrangement til et mindeværdigt et. Hvilken slags musik skal der spilles, hvilken slags underholdning der skal sørges for til gæsterne og hvilken slags indretning skal det være. Tænk selv, hvad du sætter pris på ved arrangementer, og prøv at finde, hvad der fremkalder en wow-følelse hos gæsterne.

9. Skal dit event have et hovednavn?
I mange tilfælde er det en god idé at have et hovednavn. Det kan gøre det mere interessant for gæsterne at deltage. Træk på dit – og dit teams netværk for at finde en spændende hovedtaler, konferencier eller kunstner, som kan trække deltagere til dit arrangement. 

10. Særligt bekvemmeligt 
Ved events er gæsterne ofte med for enten at møde mennesker eller opleve noget. Prøv at sikre, at der er mange faciliteter på plads. Gode ​​toiletter, siddepladser, noget at spise og/eller drikke og mulighed for at komme ind og ud. Større mulighed af siddepladser kan være godt til de begivenheder, hvor gæsterne har fokus på at mingle, og et bredere udvalg af mad og drikke kan være godt til de begivenheder, der varer længe.

11. Hav styr på sikkerheden
Sørg for sikre relevante tilladelser og ansvarsforsikringer. Kontakt lokale myndigheder, hvis det er nødvendigt at søge særlige tilladelser i forbindelse med fødevarer, musik/støj, ophængning af skilte, lukning af veje eller politibeskyttelse. 

12. Visuelle udtryk
Inden at man overhoved har fået sendt invitationer ud og startet sin markedsføring, så er det vigtigt at have sit visuelle udtryk på plads. Skal ens event have en temafarve eller skal der være andre visuelle udtryk for eventet? 

13. Find frivillige 
Skal du bruge frivillige til dit event? Få overblik over behovet for medarbejdere, og send en åben invitation ud til frivillige. Find den helt rigtige rolle til den enkelte frivillige.

14. Send nødvendig information ud
Sørg for at gæsterne får den fornødne information og at de føler sig trygge inden de skal deltage. Det er informationer som hvor de skal møde, hvad tid de skal være der og evt. om der er en dresscode. Det er vigtigt at gæsterne har en tryghed omkring eventet.

15. Sponsorer
I eventbranchen er det almindeligt, at en del af arrangementet er finansieret af sponsorer, til gengæld får sponsorerne synlighed til eventet. Tænk over, om du skal arbejde med sponsorer, i givet fald hvilke, og på hvilken måde. Vi anbefaler at lave research på, hvilke sponsorer der passer godt til arrangementet og dets målgruppe. For eksempel en restaurant, der sponsorerer mad til eventet, eller et sjovt selskabsspil sponsoreret af et spilfirma.

16. Markedsføring 
Udover sponsorer er det også vigtigt at markedsføre eventet. Her skal du have besluttet dig for, hvilken målgruppe eventet skal målrettes til og derefter kommunikere til den givne målgruppe. Det er her sociale medier kan være gode. Skal begivenheden ud på Facebook eller Instagram? Find ud af, hvilken platform målgruppen hovedsageligt benytter sig af. Dette er godt at tænke over og planlægge tidligt, både med hensyn til budget og research. I marketing har du også chancen for at fremhæve begivenhedens unikke detaljer, uden at afsløre for meget! Byg gæsternes forventninger op til arrangementet.

17. Sammensæt dit team
Det er vigtigt at få sammensat det rigtige team. Skal der være en frivilligansvarlig med ansvar for de frivillige, en chefkok der sørger for at maden er som den skal være og evt. en runner der sørger for at baren eller andet bliver fyldt op fra lageret. Det er vigtigt at kunne uddelegere ansvar, så event manageren ikke står med alle opgaverne selv.

18. Ha’ en plan B
Tingene går ikke altid som planlagt, så det er vigtigt at være forberedt på det meste. Gennemgå sikkerhed, teknologi og potentielle ting, der kan gå galt. En god idé er at lave en risikoanalyse, for at få et overblik over hvilke ting der kan gå galt. Det er lige meget, om musikken stopper, fordi du har en ekstra ledning i tasken, eller hvis du løber tør for mad, har du ekstra i køleskabet. Ved at bruge lidt tid på at fokusere og forhindre, at tingene går galt, vil du ende med at spare dig selv for en masse tid og unødvendig bekymring. Dette er ekstremt værdifuldt for både dig og dem, der har ansat dig.

19. Tro på dig selv!
På trods af at man kan planlægge ned til mindste detalje, kan det vise sig at ende helt anderledes, end du havde planlagt. Det betyder ikke, at der sker en katastrofe, men derimod, at gæsterne har andre intentioner, end der var tiltænkt. Tør tro på, at du har gjort et godt stykke arbejde, og at gæsterne sætter pris på det! Det er sjovt at tage til et event, hvor man kan se, at nogen har lagt meget tid og tanker i det.

20. Evaluer eventet
Efter eventet er det en god idé at analysere og evaluere. Fik deltagerne, hvad de ønskede? Var alt som du forventede? Dette giver dig et godt overblik og indsigt i dine fremtidige eventplanlægningsfaser.